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民营企业档案实用知识技能60问(三)

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41、档案库房怎样达到“八防”要求?

(1)档案库房应远离存有易燃易爆物品、空气污染等不安全的场所,不适宜设置在地下楼层或顶层。档案库楼面负荷应为5kN/m2。采用密集架时,不应小于12 kN/m2,或按实际需要确定。

(2)档案库房应有防盗措施,一般库房要加设防盗门窗。

(3)档案库房窗户要配挂防光窗帘,防止阳光直射库内;同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜,避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。

(4)库房应配备去湿机及放置吸潮剂。

(5)库房可通过机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。通常应配备空调设备,以达到库房理想的温度。

(6)档案库房周围要灭绝火源迹象,库内严禁吸烟,要建立严密的防火制度并配备适合档案保管的消防灭火系统或器材。

(7)档案柜架应放置防虫、霉药品,以防霉菌、害虫损坏档案。为防止档案发生鼠害,库房应定期检查并投放灭鼠药。

(8)为防止灰尘对档案的损害,库房最好加双层窗,同时利用吸尘器及时吸除档案及柜架上的灰尘。


42、档案库房的温、湿度有何要求?

档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14~24℃,库房日变化幅度不超过±2℃;相对湿度应控制在45~60%,库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13~15℃,相对湿度应控制在35~45%。


43、如何进行档案的鉴定工作?

企业应成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组,负责对到期档案进行鉴定。

(1)企业档案鉴定小组应对已满保管期限的档案进行逐件鉴定。

(2)保管期满确无保存价值的档案应登记造册,经企业法人代表批准后进行销毁。

(3)销毁清册永久保存。

(4)档案销毁须到保密部门指定的地点,并由两人以上监销。


44、如何做好档案的统计工作?

企业档案部门应对档案管理、利用等有关情况进行日常统计。

(1)统计工作应做到统计数字准确无误,统计工作按时进行。

(2)日常统计工作要有台账,主要内容包括:档案藏量情况统计(统计台帐表格格式见附录⑩);档案检查情况台帐等。


45、民营企业对国家和社会有保存价值的档案有哪些?

民营企业档案归民营企业所有,但其中对国家和社会有保存价值的档案,民营企业要依法履行保护与保密义务。鼓励民营企业向国家综合档案馆捐赠、寄存对国家、社会有保存价值的档案。民营企业对国家和社会有保存价值的档案主要有:

(1)对国家、社会产生重大影响,涉及国家荣誉、国家利益的有关发明创造的档案材料;

(2)拥有自主知识产权及填补国内外空白的行业主导产品的档案材料,以及在国内属于高新技术、先进设备和行业主导产品的档案材料;

(3)参与或承担国家、省、市、县(市、区)重大科研项目、重点建设工程项目的档案材料;

(4)反映行业特点、地方特色,对研究本地区社会经济发展具有重要凭证或参考价值的档案材料;

(5)记录党和国家领导人来企业视察,省、市、县(市、区)主要领导参加企业重要会议、重大活动或对企业进行调研形成的档案材料;

(6)涉及社会公共利益和国家安全的档案材料;

(7)其他对国家和社会具有保存价值的档案材料。


46、档案与资料有何区别?

档案与资料虽然都是民营企业从事各项活动不可缺少的信息资源,资料是档案的有效补充,但两者的形成渠道和文献价值有所不同。民营企业档案是在民营企业活动中直接形成的,是民营企业各项职能活动的真实记录,具有法律凭证作用和历史查考作用,而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接收集得到的,只具有参考作用。


47、民营企业档案管理的模式有哪几种?

民营企业档案管理可采用集中式、网点式和寄存式等不同形式。

所谓集中式管理,是指将企业各类档案实体集中统一管理;所谓网点式管理,是指根据企业性质和规模实行集团(总公司、总厂)统一领导、公司(分公司、分厂)单独建档,形成的目录集中统一保管在综合档案室;所谓寄存式管理是指民营企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆。


48、档案行政管理部门和综合档案馆可以为民营企业档案工作提供哪些服务?

(1)提供免费的档案业务技术咨询、现场指导;

(2)提供档案知识技能培训;

(3)提供档案法规、政策、规范性文件等业务技术标准的文本及档案业务信息;

(4)组织档案业务交流;

(5)档案馆为民企提供档案寄存服务。


49、民营企业档案部门如何做好档案利用服务工作?

民营企业档案管理部门应及时有效地提供档案利用,并大力开发档案信息资源为企业各项工作服务。

(1)根据保密规定和知识产权管理要求,设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批。

(2)利用档案应按规定登记(见附录11)。利用效果突出的应进行详细登记(见附录12)。

(3)可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案,出具档案证明。利用归档电子文件应使用拷贝件,归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。

(4)编制多种检索工具满足利用者需要。

(5)档案管理部门应结合企业生产和发展需要,开发档案信息资源为企业各项工作服务。

☆对档案信息进行综合整理、分类汇总,形成专业档案信息数据库、专题汇编,如信用档案数据库、设备检修有效期数据库、产品设计更新信息数据库、荣誉奖惩信息数据库等专题数据库,并根据部门需要进行专题的文件汇编,为企业提供产品性能比较、设备的更新换代、市场的形势变化等方面的信息支撑。

☆对档案信息进行分析研究,形成有一定深度的编研成果,如大事记、年鉴、组织机构沿革、历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。

(6)举办档案陈列或展览,通过档案展示企业业绩和形象。

(7)创办企业档案工作主页或网站。


50、怎样正确处理档案利用与保密两者之间的关系?

保密的目的是为了更好的利用。在开展档案利用工作时,既要积极提供档案为各项工作服务,又要坚持保密原则。利用与保密,从根本上来说是一致的。

民营企业要维护自身的合法利益,保护企业的知识产权,在注重发挥档案效用的同时,必须重视档案的保密工作,健全档案的保管和查阅利用制度,并在实际工作中严格执行。具体地说,查阅档案应在档案阅览室内进行,一般不外借,确需外借的必须办理严格的借阅手续,查阅有密级的或者需要控制的档案应当经企业领导批准后方可进行,对于一些虽不属机密,但不宜公开的档案,特别是在反倾销应诉等工作中不利于企业的商业秘密档案也要加强安全管理。


51、什么是一次加工档案编研成果?

一次加工档案编研成果是指将生产经营、技术开发等工作和活动中形成的原始文件(一般是原始文件的重份文件)或者原始文件的复制件按专题汇集装订起来,形成的一种汇编材料。如《质量管理文件汇编》、《应用现代化管理方法论文选编》、《低温熟食品生产技术标准汇编》、《发文汇集》等都是一次加工档案编研成果。


52、什么是二次加工档案编研成果?

二次加工档案编研成果是通过摘录、缩编、剪辑档案内容,并按照一定的要求重新组织整理,形成的概要性、介绍性材料。二次加工档案编研成果类型比较多,有档案文摘、专题简介、提要和索引等。常见的二次加工档案编研成果如《食品生产技术标准摘要》、《产品简介》、《科研成果简介》、《主要生产装置设计概要》、《人员任免索引》等。


53、什么是三次加工档案编研成果?

三次加工档案编研成果是依据档案,并参照有关的资料,在系统、深入分析研究的基础上编写形成的一种新的参考材料。三次加工档案编研成果属深层次档案编研成果,目前常见的大多为工具书式的,主要有:《年鉴》、《企业志》等。


54、档案日常管理需要哪些设备?

(1)、档案整理所需要的装订机、打印机等设备。

(2)、库房管理需要的密集架(档案柜)、除尘器、消毒柜、空调、去湿机、加湿机、温湿度测量设备、防火防盗监控报警等设施设备。

(3)、档案修复、利用需要的照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。

(4)、现代化管理需要的计算机及其档案软件系统、扫描仪、光盘刻录机等设备。

(5)、根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机、缩微阅读复印机、裱糊机等。


55、如何利用计算机管理档案信息?

根据各单位信息化整体水平,利用计算机管理档案信息有以下几个途径:

(1)未实施办公自动化单位,可由档案部门将保存的档案资料建立机读目录,通过扫描实现全文数字化;已建立局域网的单位,可在网上发布档案机读目录及全文,实现网上利用和档案信息共享。

(2)已实现网上办公、经营管理的单位,档案部门利用计算机实现OA网中、企业ERP系统等形成的电子文件网上收集、整理、归档、利用一条龙管理,双套制归档的非电子载体档案一般不需提供利用,而直接通过查阅相关电子文件内容即可。


56、纸质档案数字化的基本环节有那些?

纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。


57、纸质档案数字化扫描的色彩模式如何选择?

扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可以采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。


58、纸质档案数字化扫描的分辨率如何选择?

扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。


59、档案信息管理软件具有哪些基本功能?

档案信息管理软件一般可分为两大类:一类是按照传统档案管理模式开发的计算机辅助档案管理软件;另一类是按照文档一体化要求开发的电子文件管理系统。

前者可参照国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》,应具有“数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护”等基本功能,其中“数据管理”要求能对各类档案部门数据库和原文信息进行管理,档案机读目录格式应符合江苏省地方标准的要求;“整理编目”要求具备数据采集、类目设置、分类排序、资料校验、档案目录生成、资料统计、打印输出、主题词自动标引等功能;“检索查询”应具备对档案资料的多途径检索及检索结果的排序、输出、转存,档案借阅管理等功能;“辅助实体管理”应具备对档案征集、接受、移交、鉴定、密级变更等功能;“安全保密、系统维护”应具备资料保密、操作监控、用户权限管理、日志管理、备份恢复等功能。

后者除了以上档案后端管理的一般功能外,还要求对文件前端具备电子文件动态采集、逻辑和物理归档、自动分类组卷、实现档案保管、鉴定、利用、统计全过程的流程化管理、元数据记录等功能。


60、应用计算机管理档案应注意哪些问题?

计算机管理档案在给我们带来便利的同时,也要注意到它的局限性,主要有:(1)要加强资料备份和迁移意识。由于电子存储载体的使用寿命较短,光盘6-8年,如使用频繁,则寿命更短。注意随时备份硬盘内的动态资料,并及时迁移归档电子载体;(2)要熟悉各类软件的使用,多看在线帮助和使用手册。计算机操作比较复杂,如使用不当,很容易导致资料丢失和损坏。熟悉软件后,可以发挥它的最大功能,为档案管理服务;(3)要选购合适的档案管理软件。计算机硬件并不能提供任何档案管理功能,必须依托一定的数据管理软件,作为一般的资料录入和检索,利用Access、Excel即可实现,但要实现方便的报表输出、实体管理、借阅利用、辅助组卷等功能,必须借助于档案管理软件;(4)要加强计算机安全意识。档案信息涉及大量的个人隐私、商业机密,必须加强安全防范意识,防止信息泄露,目前计算机在硬件、操作系统、应用软件、网络安全等方面均存在不少漏洞,保存档案机密信息的计算机不得和外网直接连接,内网也必须配置防火墙、防病毒等软件。


文章分类: 档案技术
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