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如何做好档案整理工作

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档案整理工作

一、整理工作的意义
   档案整理的质量直接关系到档案的利用。
     档案整理工作,在档案总体管理中具有重要意义。
   它是档案利用、开放,发挥档案作用的一项前提条件,是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础,档案整理科学化和标准化的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。
   二、整理的内容和步骤

(一)内容包括:
    区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制。
   (二)步骤可分为:
   1、了解情况,拟订方案
   主要应了解立档单位的情况(其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记),还应了解全宗的数量,所属年代(形成时间),主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。
   2、区分全宗和分类
   3、细分和组卷、草拟案卷标题
   4、初步排列案卷顺序,检查分类是否合理,弄进行适当调整。
   5、全面审查修改标题。
   6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。
   对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位,按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一,不能随意变动。
   三、整理工作的原则是

  (一)充分利用原有基础
     1、 充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。
     2、 在整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
    (二)保持文件之间的历史联系
         文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
       1、 文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位,有机地形成的。形成文件的这些单位,使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。
       2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动,都有一定的过程和阶段性,因而使文件之间具有自然的时间联系。
      3、 文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中,为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动,使文件之间在内容上具有密切联系。
     4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式,包括它的内部形式和外部形式两方面:种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。
   对于保持文件之间的联系,应该辩证地看待和处理。
   四、便于保管和利用
    保持文件之间的历史联系,不是整理档案的主要目的,所以不能为联系而联系,便于保管和查找档案,才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
   (一)全宗概念及含义
   Ⅰ、全宗定义

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。    
    Ⅱ、全宗的含义
    1、 全宗是一个有机整体

同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。
    2、 全宗是在一定历史活动中形成的
   全宗的这种整体性具有客观性,而不是纯粹人为的(即任意的)。全宗的整体性,是由其内部的历史联系所决定的。
    3、 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的
   全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。
  (二)为什么要按全宗整理档案?

Ⅰ、这种方法符合档案的形成规律和特点。
         同一个全宗教的档案不能任意分散,不同国家的档案不能随意混杂,科学 理解文件的历史联系。档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。
      Ⅱ、全宗是组成国家全部档案的基本单位。

一个机关的活动体现着一定的职能,执行一定的任务,发挥一定的功能。

1、在我国,全部国家所有的档案为国家档案全宗,这是由于许多小全宗组成。另外,全宗也是档案馆的统计单位。
       2、全宗,也是一个相对的概念,据苏联理论,它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念,我国一般取第一、三个概念,第二个概念则很少提。一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗,我国则称馆藏。并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。

Ⅲ、全宗在档案整理上占有重要地位,是保证整理工作质量的重要条件。区分全宗是整理工作的第一步。
   Ⅳ、全宗为档案提供利用,奠定了科学基础。
    如果全宗划分准确,全宗档案完整齐全,就会为利用带来方便,准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。
   Ⅴ、全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。
    它不仅是一个单位和整理档案的方法问题,而且是一个原则理论,苏联更把它称为一种思想。
  (三)立档单位及其构成条件
   立档单位也称为"全宗构成者"。

它的构成条件是:

A、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文;
   B、设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;
   C、设有管理人事机构或人员,并有一定的人事任免权。
  三个条件中,第一条最重要。判断一个单位是否立档单位,不能只依单位人数、级别大小来确定的,而是以第一个条件来判定。
   (四)立档单位的变化和全宗划分。

Ⅰ、政权的变化和立档单位的划分

1、政权发生了变化,同时社会性质也发生了根本变化,就要另立全宗。(但在西藏,这方面分得不是很清楚)
   2、政权发生了变化,社会性质没有发生根本变化。
   如明、清朝更替、北洋军阀和国民政府的更替等,虽然根本性质没有发生变化。但由于政权各自的领导人不同,历史时期不同,历史时期不同,具体的阶段内容不同。因此也应当另立全宗。
   各党派、人民团体、宗教团体的全宗,只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化,它们的档案,无论在何时何地形成,应构成一个全宗;地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。
   Ⅱ、生产关系的改变和全宗的划分
   这个方面主要是针对企、事业单位,如工厂、商店、学校、银行等一个解放前后都存在的企事业单位,其性质确有根本不同,但它们的档案在工作生活中是有连续性的,其任务没有根本变化,它们在各个时期形成的档案是不可分割的整体,从而能较完整地体现此单位的变化发展,也更有利于查考利用。
   Ⅲ、基本职能方面考虑
  在立档单位的政治性质无根本变化的情况下,主要是分析它的基本职能是否有根本变化。
   1、 凡是新成立的并具有一定独立性的机关,就是新的立档单位,它的档案构成新的全宗。
  2、 凡属下列情形,均非机关基本职能的根本变化;机关职能与工作范围的扩大或缩小,机关内部组织机构的调,机关工作地点的变更,领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。
   3、 临时机构一般不单独建立全宗,其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理,但属于党委、政府直接领导,执行全面性的任务,为期比较长的,应建立单独全宗。
   4、如果两个机关合署办公,而文件是分别处理的,它们所形成的档案,应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案,一般应属于一个全宗。
   (五)人物全宗
   人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点:
   1、不得收入官方档案原件
   2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化,只构成一个全宗。
   人物全宗的收集问题:个人全宗与公共全宗的关系问题。因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。
   个人在公务活动中形成的文件,原件应放在立档单位全宗中,复印件或附件可归入个人全宗;另外,个人在他非公务活动中形成的文件,原件应归入个人全宗。
   (六)全宗的补充形式

Ⅰ、联合全宗
   就是两个或几个关系密切的立档单位形成的,难以区分而统一整理的档案整体。
   1、密切继承关系的机关,文件彼此混杂;
   2、职能互有密切联系的机关,合署办公,"一套机构两块牌子"。如

Ⅱ、全宗汇集
   是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。
   1、从相同类型的基层单位选择接收的,具有代表性的若干小全宗
   2、残缺不全的一些全宗
   ****时期**地区工矿企业全宗汇集

联合全宗和全宗汇集的区别:
   1、它们的构成不同
   联合全宗的档案之间有着密切的联系,档案难以区   分,其组建的客观依据较强;全宗汇集不一定富有联系,而只是把数量少的小全宗汇集在一起,便于保管和统计,人为性相对地较大。
   2、它们的性质不同
   联合全宗是永久性的单位,整理之后再变动,而全宗汇集是暂时性的其中其个全宗增加了大量的档案,就可从中分出去,另立全宗。
   (七)判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者――立档单位。

要区分两个概念:档案的形成者、文件的作者。

(1) A、对内部文件和发文  ,  "档案的形成者"就是"文件的作者"。
    B、对收文 , "档案的形成者"是"文件的实际收受者"。
   (2)判定的对象是案卷时,要注意,卷皮上往往都标明了立档单位。
   (3)没有标明作者或收文者的,要分析和考证。
   (4)经几个立档单位办理,归入最后承办完毕的立档单位的全宗。
   (八)全宗群
   全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。
       如:党群、行政  
           工业交通系统  
           农林水利系统  
           财粮商业贸易系统
           科学文化教育卫生系统
      如:      
      * *地区政法系统全宗群
      解放战争时期党政机关全宗群
   全宗内档案的分类,对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理,都有重要的意义。
   首先,档案经过区分全宗之后,如不经过分类,还不免是一堆杂乱无章的材料,只有对全宗内档案进行合理的分类,才能提示出它们之间的内在联系,真正使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用。
    其次,就整个整理工作的程序而言,只有经过分类,其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。
   全宗内档案分类的优化,可为档案的全面管理创造有利条件。
   分类的要求有

1、分类方法要从档案的形成特点和规律出发,符合文件的历史状况,保持它们之间的历史联系。
   2、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性

(1)科学性:分类时,要按档案本身的内在联系来进行,项目(类目)的设制力求合理,层次分
明,层次一般分一层,大型机关可分到二层三层(层次不宜过多)
   (2)思想性:分类时注意政治思想性,体现有关的方针、政策,反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向,对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。
   分类的一般方法有
    1、时间分类法
        A、年度分类法
        B、时期分类法
    2、来源分类
       A、组织机构分类法
       B、作者分类法
       C、通讯者分类法
    3、内容分类法
       A、问题分类法
       B、实物分类法
       C、地理分类法
    4、形式分类法
       A、按文件种类分类
       B、按载体形态分类
       C、按形状规格分类
   常用分类方法:
  分类方法很多,常用的主要有三种:
   (一) 年度分类法
   (二) 组织机构分类法
   (三) 问题分类法
   复式分类法的选择和分类方案的编制
   (一) 年度--组织机构分类法
   适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。
   (二)组织机构--年度分类法
   适用于撤销机关档案。                      
   (三)年度--问题分类法
   多用于组织变化复杂,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之,在不可能和不适于按组织机构分类时,往往采用它。
   (四) 问题--年度分类法

   多适用于撤销机关档案和历史档案。
   立卷工作内容包括:
           组成案卷单位
           拟写案卷标题
           卷内文件的排列与编号
           填写卷内文件目录与备考表
           案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”)
    立卷的方法
    文件六特征立卷法:
               按作者立卷
               按时间立卷
               按问题立卷
               按地区立卷
               按文件名称立卷
               按收发文机关立卷
   案卷标题的拟制及封面编目

(一)要求:
    1、 历史观点和政治上的正确性。
    2、 文字简练,表达准确。
    3、 题名基本结构力求完整。
   题名的基本结构包括文件的责任者(作者)、内容(问题)和名称(文种)三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。  

(二)历史档案案卷封面的要求
    1、 机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关,是历史事实的反映,不能随意改动,应保留原来的名称。
    2、 人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。
    3、 历法和纪元。在案卷封面的编目中,应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号,则在公历和公元年份日期之后用括号注明。

 4、 文种。历史上的文种,如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。
     5、 地名。应照原文标写地名,酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。
     6、 文件的内容和其他用语。对统治阶级诬蔑人民的一些内容和词语,不能机械地照搬。对非政治性的名词、术语,应照原文沿用。如将薪俸改为工资,地籍整理法改为土地法令,是不必要的。
 

文章分类: 档案技术
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